ARQUITETO NÃO FAZ GESTÃO

Olá para você a gente vai começar o Nosso bate-papo de hoje com o pessoal da Otimis a hora da gente otimizar o nosso Tempo os nossos processos e a Produtividade já tô aqui com o Luciano Que tem um convidado especial já Apresenta pra gente então isso aí Juliano Hoje estou aqui com o arquiteto Edson Lima representando a Lima e Lima Arquitetura né uma empresa que está h Mais de 25 anos no mercado é um grande Amigo E a gente tem bastante história Legal para contar aí Nedson Verdade Obrigado pela oportunidade também o Convite de estar aqui com vocês seja Bem-vindo a edon então pra gente já Começar esse bate-papo já vamos então Falar desse começo do Edson com timiza Né a gente estava falando ainda H pouco O Edson foi quase então o primeiro né e Cliente de vocês aí conta pra gente como é que começou esse trabalho com a Lima e Lima O Edson a gente Tomou alguns cafés Né na no momento da da idealização do Projeto do otimis Então como um Arquiteto muito experiente muito Essencialista e um cara observador Extremo assim que eu percebo nele e a Gente Tomou alguns cafés para conversar Sobre as dores né da gestão na Arquitetura Então acho que podia falar Um pouquinho disso agora né Eh como esse Processo aí essa percepção do Edson como Que ele vê isso tudo né então daí eh

Nessas nossas conversas o Luciano trouxe Essa ideia né pô tô pensando em fazer um Um programa um sistema para gestão do Escritório de arquitetura e engenharia Eu falei ô interessante mas eu né Sempre Conservador esperando né acho acho bom Acho legal cara eu acho que ajudaria Porque na minha experiência eu já tava Lá trabalhando com caderno né caderno de Livro caixa com com tabela de Excel para Fazer os controles e tudo mais né aí eu Pensei pode ser uma ferramenta Interessante né apesar do tempo que a Gente já já tava caminhando e eu pensei Poxa na faculdade a gente não aprende Isso né não aprende gestão e eu pensei a Gente precisa de ferramentas né E aí Perce pode ser de fato uma legal é fala Pra gente assim como eu Eu também como Jornalista muita coisa a gente não Aprende na faculdade é no dia a dia ali Né E quando a Lima e Lima começou por Exemplo o que que tu tinha de Dificuldade que hoje claro já melhorou Bastante né até com a otimis mas antes De entrar nessa nessa questão da otimis Quais eram as dificuldades que tu tinha Ali na Lima e Lima nesse começo Aí bom a gente sempre eu sempre falo que O arquiteto é um camarada que sai da Faculdade romântico né ele quer abrir um Escritório fazer o melhor projeto Entregar a melhor imagem pro cliente né Só que ele não faz conta então às vezes

Ele assim não se fazer tantos tantos Projetos por mês eu vou né tranquilo né Só que o cara o cara não faz conta e Como ele não sabe gestão que a gente não Aprende nada de Gestão na faculdade né a Não ser Talvez hoje tenha isso daí né Nos eh currículos Mas na minha época não Tinha então eu vim esse tempo todo Trabalhando e sempre a gente dando dando Murro em ponta de faca né aprendendo Eu Lembro que depois que a gente abriu o Escritório nosso eh eu fui fazer uma pós Ingestão aqui mesmo né em Jaraguá porque Eu senti a necessidade de de saber como é que eu faço para gerir para fazer Preço né precificar o trabalho como é Que eu faço isso né então eu fui atrás Disso daí então Eh o que que eu penso Quando ele trouxe a ideia de né de Trazer um programa que fosse de gestão De escritório eu pensei pô esse negócio é dedicado esse negócio isso vai me Ajudar então aí que eu vi que eu Precisava de uma coisa assim e nós temos Um amigo em comum aí Eh e ele quando eu falei mesmo papo Assim ele falou assim não mas cara isso Não vai dar certo porque arquiteto não Faz gestão né é o Júlio po o j o Júlio Ele falou arquiteto não faz gestão e e Ele tava certo né Porque de fato a a Isso tá mudando agora no mercado então a A nosso hoje como otimis a gente Entendeu né que não basta trazer um

Sistema de gestão de projetos a gente Tem que participar da gestão então a Gente começou a desenvolver programas né Agora nós estamos com um programa de Aceleração chamado otimiza gestão então Ele Visa acelerar a gestão do Escritórios né Eh então os nossos Clientes que começam a participar Ferramenta depois entram no programa de Aceleração eh nós temos a plataforma de Finanças a gente começa a conectar tudo Para dar mais Liberdade esse é o nosso Propósito mas o Júlio tava certo com Aquele raciocínio dele né que não é Diferente do que o Edson tá falando aqui Mas a gente percebe uma mudança de Comportamento também hoje no mercado né Eh a gente tem hoje escritório Com com como o Edson aqui né 25 anos de De jornada aí e nós temos escritórios Novos que essa geração nova já vem com Msite diferente né eles já vem com uma Ideia diferente então é importante e eu Acho que o ponto de virada aqui é que Quando se formava arquitetos lá atrás e Hoje ainda né mas se forma arquitetos Para ser um profissional para trabalhar Dentro de uma empresa para trabalhar eh Eu tô sendo um arquiteto né tô me Formando um arquiteto mas quando eu vou Pro mercado eu entendo outra coisa né eu Entendo que o mercado tá aí que eu tenho Que empreender então tá faltando pensar O arquiteto mais empreendedor né Eu acho

Que esse é o ponto que a gente começa a Trabalhar e começa a Gerar resultado Para aqueles que estão Nossa metodologia Faz sentido essa visão do arquiteto Empreendedor hoje no mercado assim faz Sentido Às vezes isso é uma coisa que eu Sempre falo aí pro assim pessoal que vai Lá para fazer estágio com a gente né eu Sempre digo né quando a gente se forma a Gente não não é como outro profissional Que ele pode ser empregado em uma Dificilmente uma empresa vai contratar Um arquiteto salário cheio tal não Existe isso nem nos maiores escritórios Né geralmente a pessoa é associada por Quê Porque ele precisa produzir né então Não é assim agora eu tenho um canudo eu Vou agora ser empregado naquela empresa Dificilmente acontece isso é como Acontece com os advogados também né Exatamente né os profissionais liberais Eles eles se agregam né Às vezes até o Engenheiro civil ele consegue um digamos Assim um cargo né de engenharia para Liderar com com obras e tal mas pro Arquiteto é muito mais difícil porque é Ele tem que trabalhar com processo de Criação e isso é difícil de mensurar E Aí ninguém quer pagar Digamos um valor x Lá que é um né o mínimo e tal para que o Cara faça e ou seja ele tem que ser Puxado a fazer a coisa né então eu acho Eu acho que de fato o pessoal novo tá Vindo com outra com outra ideia né tá

Vindo já com a cabeça mais de gestão e Isso isso é importante eu já tô ali Formado há 30 anos Embora tenha o Ten o Nosso escritório H 20 C né Um pouquinho Mais mas eu já tô há 30 anos formado e Na verdade 33 eu formei em 90 então Assim eh eu tive que abrir a cabeça para Poder aceitar um programa novo mas eu Assim cara eu preciso disso daí né Não Era só uma questão de queb Ah não eu Sempre faço assim né que nem o Júlio Falou né Não mas aquiteto não faz gestão O Júlio deve ter 60 e poucos anos já ele Já é formado há mais tempo do que eu ele é formado 40 anos e mas eu entendo isso Né que que o arquiteto ele ele ele não Faz gestão mas ele precisa fazer gestão Então aí que eu vi valor uhum no sistema Talvez pros mais antigos possa ter Alguma resistência nessa mudança de Agora né cuidar do tempo de ter a gestão De Fato né mas a gente sabe que tem que Seguir por esse lado né exatamente agora Uma dúvida eh tu falou que tem 30 anos Aí 33 anos né e a lima lima 25 anos em Que momento né Tu realmente percebeu não Agora vou ter que mudar vou ter que Realmente aposentar o Cadinho que a Gente falou muito isso aqui né que tá Tudo ali no caderninho não agora vou Deixar o caderninho de lado em que Momento tu pensou assim não agora Realmente eu preciso deixar esse Caderninho de lado bom quando finalmente

A gente decidiu contratar o sistema Otimize e eu tive que fazer uma escolha Eu não ia poder ficar com o sistema e Com o caderninho caminhando em paralelo Até que eu me sentisse seguro para usar Só o sistema então eu tive que fazer uma Ruptura né então agora faz 2 anos e Quase quase 3 anos né que a gente usa né O sistema eu lembro lembro que no último Dia de julho eu fechei o caderninho Passei todo aquele movimento pro otimize Né e a partir de primeiro de agosto eu Comecei usar só o sistema Aí deixei o Caderninho só para eventuais consultas Lá de coisas passadas né mas eu tive que Fazer um uma uma virada senão não ia dar Certo para mim pelo menos e é um ke e Interessante isso que o Edson tá falando Porque como eu falei no início né O Edson é um cara extremamente Essencialista então assim pô eu vou Começar a usar um sistema agora então Deixo o caderninho né mas essa virada de Chave não não é natural eh eu tenho Clientes que demora muito tempo para Para abandonar o sistema antigo e tem Clientes que não abandonam o sistema Antigo isso gera um problema muito Grande porque e ele traz um retrabalho Né fica com os dois ali em paralelo Justamente e e o me chamou atenção Porque a gente começou pela área Eh faturamos o negócio né começamos a Funil de negócios faturou E aí foi

Começar a tratar as Finanças né foi foi Essa a jornada eu lembro bem aqui Ah e aí eu lembro que o Edson de uma Maneira muito rápida assim tipo a gente Fez um encontro dois já tava usando tudo Normalmente assim foi uma virada muito Rápida assim me impressionou isso e e Vou dizer eu acho que é um dos únicos Até hoje que fez essa virada assim eu Não vou mais fazer isso né talvez por Essa decisão profunda né fazer como você Vê isso né Como que tu conseguiu Rapidamente assim pegar um processo que Eu tava ali 20 e Poucos Anos assim agora Eu vou para um outro assim eu eu acho Que é era tão doído fazer aquele negócio Na mão e tão complicado né eu usava que Nem antes eu falei usava um caderno né Tipo o livro caixa e usava tabelas de Excel para poder controlar e fazer Médias quanto é que faturou o ano Passado lançar tudo lá assim pô eu não Quero M esse negócio então assim aquilo Era tão difícil para mim né embora eu Fizesse e e tinha que fazer né porque eu Precisava saber e fazer muito bem tá Porque o conhece os números dele tinha Que ter controle das coisas eu pim não Esse negócio é muito melhor né E não é Porque eu tô aqui falando é porque de Fato fato é né senão eu não teria Largado o caderninho né e e começado a Usar o sistema a pleno né ainda tem Muita coisa que eu não sei usar e eu

Tenho ciência disso né mas a gente tá no Caminho e e é legal que a gente Conseguiu uma construção boa né e a Jornada de adoção de um sistema para Integrar a gestão inteira ela é de um de 18 a 24 meses nós estamos no meio disso Ainda né Nós estamos nessa jornada então E é legal que no escritório do Edson tem O Ronaldo que é o irmão dele né eh E tem Também a equipe de projetos tem hoje tem Eh o wf né que é o gestor de projetos Então cada um eh a gente consegue Construir uma gestão muito eficaz porque Eu tenho cada um cuidando de um funil o Ronaldo cuida do Funil de negócios O Alf Do projetos O Edson é mais a figura do Administrador né que que que é o CEO ali Que faz a galera eh fazer a a a a a Engrenagem toda girar então Eh é um Escritório muito bem bem definido nas Suas Áreas né e e sem dúvida que quando A gente fala né brincadeira do que não Faz gestão mas o Ed sempre fez gestão Porque os números dele são impecáveis Uma vez uma vez até a gente conversou Sobre um um um um fato que você fechou Um projeto e fez um sbil e e achou que Ia dar um resultado legal no final não Deu porque não consegiu mensurar o tempo No meio né Acho que Mas isso é um um um Fato que o que o Edson tem os números na Mão ele sabe da gestão o que a gente fez é é com otimize foi dar velocidade pro Processo né E foi fazer com que o

Processo funcione dentro de um sistema Para não ter a repetição e mas é um Escritório maduro de gestão né então Agora com otimiza acho que como foi essa Descentralização assim Edson de envolver Todo mundo né o Ronaldo wf e você como Como que foi esse sentimento Assim Quando ganha um negócio né chega um Cliente novo é eu acho que acho que o Programa ele ele induz a gente né porque Tem lá área de área de negócios Finanças E projetos né então a coisa é meio que Intuitiva eu eu sempre falo né que por Exemplo antes a gente começar a fazer um Projeto não não pô o cliente novo vão aí Fazer vamos vamos lá começar vamos Começar tô vendo ainda o orçamento do Cliente mas aí não tinha contrato não Tinha proposta ainda mas como o cara Tinha pressa a gente queria fazer e Atender né romantismo arquiteto Romântico aí deixava o contrato para Depois aí com isso atrasava contrato Atrasava cobrar né só que no sistema Deles otimize nosso sistema né agora sou Usuário nos a gente não consegue apontar Horas e começar a trabalhar apontando Horas naquilo se eu não tiver nome do Cliente dados valor do contrato quando Que vai receber quantas parcelas quando Elas vão ser recebidas e por aí vai só Só depois disso que a gente pode jogar Para projetos aí entra o alif que vai Distribuir e colocar lá as pessoas da

Equipe que vão que vão fazer parte então Assim isso meio que amarrou a coisa para Mim sim e de fato melhorou por porque Começou a faturar mais rápido porque aí Agora eu tava mais organizado com isso Né então isso foi fundamental eu falo Que houve uma houve uma mexida inclusive De nível de faturamento porque estamos Organizados né então isso para mim foi Bastante importante aumentou o resultado Do escritório aumentou Com certeza eu Não sei mensurar assim percentualmente Né porque que nem eu falei eh depende Muito do mercado né Às vezes o mercado Dá uma oscil né tradicionalmente os Meses de final de ano por exemplo Dezembro final de dezembro janeiro e Fevereiro são meses ruins e outros meses São melhores daí daquela curva mas Também tem anos que Janeiro é bom né Depende se tu pega um cliente bom em Janeiro a coisa vai lá em cima então é Muito oscilante né sazonal mesmo eh Então eu não sei precisar Percentualmente mas eu tenho certeza Absoluta de que melhorou né porque agora Eu vejo o quadro todo né E outra coisa Interessante é que a gente a gente Consegue eh eu tenho que chegar no Escritório e abrir o otimize já já é já é uma um hábito né todo mundo né se o Cara não der Play lá todo mundo usando Otimize o cara mandava daí todo mundo Esqueci vamos lá vamos lá tá virou

Cultura virou cultura então eu abro eu Vou lá na eu vou lá na tela que eu Preciso que daí no caso seria Finanças Né primeiro Finanças depois projeto para Mim porque se o escritório se ele se ele Não fatura né ele vai ele vai ficar Fazendo projeto Mas ele tem que saber se Ele vai se ele vai faturar E se ele vai Vencer aquela meta do mês é preciso do Mínimo lá para que tudo fique Equilibrado né tem que ter um ponto de Equilíbrio sim então eu vejo eu vejo o Todo agora né eu olho lá na tela eu vejo O que que eu preciso cobrar se eu tô Esquecendo alguma coisa um cliente ou um Projeto que eu tenho que acelerar né Então isso organiza o trabalho né Essa Seria a principal mudança que tu destaca Assim tipo com a otimize eu penso que Sim eh outra outra coisa que eu lembrei Que também me ajudou bastante eh como o Ano passado a gente usou otimize de Janeiro até dezembro quando chegou em Em Dezembro eu fiz um fiz um extrato fiz Uma coisa meio Eh uma conta simples né Peguei lá uma Tabelinha e coloquei eh pedi para alguém Levantar para mim quanto foi gasto de Horas em cada projeto feito no ano Inteiro aí eu peguei esse aí tinha lá Projeto X tantas horas Projeto X tantas Horas né e mais ou menos das pessoas que Trabalham Porque alguns TM o tem o valor Maior outros outros menor né estagiário

Arquiteto e tal S Uhum E daí eu fiz um Eu fiz uma tabela e separei assim eh por Exemplo Quanto quanto por cento de mão Deobra eu usei nesse projeto e quanto Que ele me rendeu eu fiz uma conta e fui E fui separando porque a gente trabalha Com projetos aí corporativos né de Indústria eh interiores de indústria Residencial interiores Residencial eh Design e por aí vai então eu fiz eu Separei os clientes agrupe eles ali e Coloquei assim quanto por cento da mão De obra foi usada aqui nesse nesse tipo De projeto e quanto por cento eu faturei Nesse tipo de de projeto e eu tive Surpresas horríveis e boas alguns Setores foram péssimos por exemplo usei 20 20% da da da mão de obra do do nosso Escritório todo em um determinado ponto E faturei 5% né então isso foi horrível Porque assim cara eu tenho que parar de Fazer isso aqui ou ou eu tenho que fazer Diferente isso daqui né então a gente Começou a mudar mas isso foi bom né Porque ele descobriu essas situações né E eu só ia conseguir descobrir se eu Tivesse as horas apontadas como como a Gente trabalhou o o ano inteiro Apontando horas eu pude ter esse dado na Mão senão eu ia mais uma vez virar um Ano continuar com a mesma equipe fazendo A mesma coisa né eu tinha gente nichada Em alguns pontos né então naquele que Foi horrível eu tinha três ou quatro

Pessoas trabalhando e o faturamento foi Desse tamanho daí eu já em janeiro já Fui já fui cortando todo mundo Dispensei Dois né e fui fui focar naquilo que de Fato rente né então isso isso foi foi Uma coisa boa porque me fez ver o todo Né tinha ali um um um um raio X do ano Né do ano de te dá uma visão ali de onde Pode mexer onde pode se adequar melhor Né Exatamente é muito interessante isso é fantástico é isso foi muito bom é Fantástico ouvir e eu lembro bem que eh O Guilherme um dia chegou lá no Escritório ele falou o Edson fez um Gráfico lá Fantástico ele ele ficou Impressionado assim né ele pegou lá Estudou tudo entendeu qual era o Segmento que tava dando resultado não Tava o Guilherme ficou impressionado com Isso e isso é uma coisa que que a gente Dentro da empresa a gente busca né Eh Trabalhar essa melhoria contínua porque Claro a gente tá aqui para primeiramente Fornecer uma ferramenta agora vem uma Fase muito legal que é aprender com Nossos clientes né olha quanto um Gráfico desse eh pode trazer de Informação eh eh E quanto a gente pode Também facilitar isso esse primeira fase Deu trabalho poetas no primeiro ano Talvez no próximo a gente já pode Entregar isso de uma maneira diferente Para ele né Eh a gente tem uma uma visão E aí um pouco romantizada ainda né né

Mas que lá na frente a gente pode Entregar Eh uma base diferente paraos nossos Clientes a partir do momento que eu Tenho um corpo legal de de de Escritórios a gente tem uma visão de Negócios que lá na frente a gente pode Chegar e trazer assim cruzar os dados Com Claro cada escritório que queira Participar do programa ele vai ter essa Visão de Eh quanto a média se gasta num projeto x Ou no Y na média geral ou Quanto tão eh Enfim entender de uma maneira a média do Setor dentro dos clientes não Necessariamente preciso saber quem faz Mas saber uma média saber pô eu tô Gastando num projeto arquitetônico de 200 m uma média eh uma casa de 200 m qu Tô gastando uma média de 80 horas para Fazer ah o a mas a média geral o pessoal Tá gastando 120 opô então tô bem né ou Ao contrário estão gastando 60 então lá Na frente a gente visualiza que isso é Possível quando começa a ter informação Porque o sistema traz isso né Ele trouxe Um repositório de de informações e E e Essa melhoria contínua faz parte do Nosso DNA como empresa né e e tem uma Curiosidade aqui porque o Edson E a gente é muito amigo ele é Extremamente conservador e ele não foi o Primeiro cliente nosso né ele foi o Segundo cliente da otimista mas ele

Indicou o primeiro Cliente o primeiro veio por causa dele Né justamente E foi um processo que um dia nós Estávamos lá eh e aí ele falou Pô tem um Um escritório de engenharia aqui um Amigo nosso e que que a Débora tá Querendo falando em sistema vou indicar Vocês posso indicar indica Ô vamos lá Todo bem-vindo N e ele indicou a Débora e a Débora a Gente vai convidar a Débora tá convidada Aí para vir no bate-papo com a gente né Então a gente tem aí nos próximos Bate-papos a gente vai ter o primeiro Cliente aqui com a gente isso justamente Exatamente mas o segundo é pode dizer Assim que o Edson mandou falar Débora se Funcionar né quase isso ela meio que foi Cobia né ela foi mas isso fala muito Porque a Débora é uma pessoa que também Se formou em Sistemas de Informação Então ela entende bastante sistema mas Fala muito do perfil do Edson e como foi Fácil essa virada para ele no momento Que ele decidiu eu não fui o primeiro e Não foi por uma questão de confiança Qualer coisa do tipo né foi uma questão De assim eu vou fazer isso agora pô eu Me preparei para fazer ele pegou o Caderno botou de lado e fez é uma Mudança profunda né Eu acho que a a Contratação do sistema tem mais a ver Com a confiança no sistema do que o fato

De gente ser amigo H tempo né aí uns 20 Anos né então porque eu não eu não iria Contratar se a coisa não fosse boa para Mim né É claro que eu quero que eles que Eles prosperem e tenham né cada vez mais Clientes mas eu pensei cara pera aí Vamos ver se esse negócio dá certo até Porque nós estamos falando de uma Ruptura né de mais de 20 anos de Escritório sem sistema né Sem sistema Faz 2 anos e meio né Mais ou menos né e Ainda estamos na jornada de adoção né Sim eamos mas se adaptando aos poucos né ô a gente tá quase finalizando o nosso Papo mas eu queria que você deixasse uma Mensagem para quem tá acompanhando nossa Conversa agora e que tá se identificando Com essa situação tipo tem problema de Gestão né Precisa melhorar a sua equipe Ali né Qual a mensagem que você dá para Quem quer inserir esse sistema na sua Empresa eu vou dar assim um uma dica de Ordem prática né que eu eu eu entendo Que isso que isso seja uma dica quando Você vai fazer um orçamento de projeto Geralmente até o próprio cliente né Quando ele tá interessado Ah quanto é Que você cobra por metro quadrado eu Falei calma não não é assim que a gente Faz né Porque isso é uma coisa Tradicional né ah não tem lá tabela do Tal tabela do iab tabela do C esse Aquele que dá os dados por metro Quadrado só que não é assim que a gente

Orça nós orçamos porque assim como eu Tenho visão do tempo que eu levo para Fazer por exemplo sei lá um projeto de Um de um de um prédio eu sei quantas Horas de cada pessoa eu uso eh média né Então eu consigo fazer um orçamento Baseado naquilo porque não é o que a Tabela vai me dizer né Geralmente as Tabelas elas são elas são muito para Cima então por exemplo depende uma Tabela em São Paulo ela pode ser Diferente daqui porque lá os preços são São são mais altos o Cub pode ser um Pouco mais alto né então eu sempre digo Que orçamento a gente faz quando a gente Conhece o que a gente já fez então por Exemplo eu já fiz esse projeto então eu Consigo orçar o próximo se eu ainda não Fiz eu vou ter que bater ali cabeça e Vou ter que tentar vou dar um chute ali Né então eu eu diria isso né que aquele Que tá precisando de fazer gestão e tá Um pouco receoso mesmo que tenha ali um Escritório pequeno eh O nosso é pequeno Né Não acho que nosso escritório seja Seja grande eu tenho lá cinco seis Pessoas né e eu precisei de fazer isso Então eu acho que quem tá precisando de Fazer gestão faça mesmo que você tenha Só uma ou duas pessoas né e acho que é Otimiza é uma ferramenta legal Recomendo Edon muito obrigado é isso então né Lucian isso aí quero agradecer mais uma Vez aí né meu amigão Aí Tamos junto aí

Nada obrigado a vocês né por a gente Poder ter vindo aqui bater esse papo Muito bom imagina foi ótimo então até a Próxima tu